European YEP Insurance

A Rotary International compliant insurance package

Frequently Asked Questions

 

  Deze Veelgestelde Vragen in het Nederlands lezen

What does the Rotary YEP insurance program cover?

This Insurance program covers healthcare costs, urgent dental care, permanent invalidity, civil liability in private life, loss of luggage, etc. It also covers for exceptional expenses in case of an accident and/or illness such as repatriation and medical transport. The limit of the medical expenses indemnity abroad is the equivalent in Euro of 1,000,000 USD and there is a deductible fee of 25€ on medical costs (sickness). Regular medical treatment and check-ups related to pre-existing illnesses are excluded. For a complete list, please review the Rotary YEP general conditions. We advise you to read this document carefully.

Who can be covered by this insurance program?

This YEP Insurance program offers a cover only for the following category of persons:

The student not more than 20 years old at the time the contract takes effect, (START BEGINS UPON ARRIVAL (COVERAGE STARTS UPON ARRIVAL IN THE HOST COUNTRY) who:

  • is of the nationality of a state member of the European Union, has his/her usual place of residence in a state member of the European Union and is making his/her way abroad, except for the USA/Canada;;
  • is of foreign nationality, has his/her usual place of residence in a state member of the European Union and is making his/her way abroad to the USA/Canada;;
  • is of foreign nationality, has his/her usual place of residence abroad out of the European Union and is making his/her way to a state member of the European Union ;

in order to follow a complete educational program or complete training at post-secondary level, which represents his/her principal activity, and is named in the list of insured persons received from the policyholder - the European Rotary District - via the intermediary.

In the limits of the General and Special Conditions, the purpose of this contract is to provide cover at the foreseen benefits for the insureds during their participation to an exchange program of the Policyholder - the European Rotary District -

For how long can I be insured?

The YEP Insurance program covers trips that last up to 12 months maximum.

How does the YEP Insurance program work?

The YEP Insurance program will reimburse your medical expenses with a maximum amount as mentioned above and with a small deductible fee of 25€ on medical costs( sickness). If you have a basic mutual healthcare cover, please verify if your country of origin has reciprocal healthcare agreements with your country of destination to ensure that your cover effectively offers reimbursement in your country of destination. If not, you will have to produce an official document confirming the non- reciprocal healthcare agreements in order to be fully reimbursed for the medical costs incurred. If you have a basic mutual healthcare cover, the YEP Insurance program will reimburse the the medical costs that are not covered by your healthcare institution. When a maximum insured amount is listed in the summary of coverage for the other insurances in the package, it corresponds to the total maximum amount up to which the costs can be reimbursed.

When and how does the European Rotary District applies for this Insurance program?

The European Yep Rotary Distirct signs an insurance agreement with Chubb via the Intermediary DAP Brussels.
The European YEP Rotary District informs every student INBOUND or OUTBOUND that the Insurance cover is included in the global costs of their Exchange Budget.
The European YEP Rotary District provides the intermediary/insurer with the list of Students covered under this Insurance program.
After payment of the premium, The European YEP Rotary District gets a personalised Insurance certificate for each student.

What is this Insurance Certificate? How does it work?

The Insurance certificate is a document stating the name of the insured person, the product code  000 50 42 381 and the certificate number of the insured YEP student, the phone number of CHUBB Assistance that needs to be used in case of emergency (+32 2 5169815) and the website address where to find detailed information about the YEP Insurance program (www. yep-insurance-rotary.com). Since this Insurance certificate is an important document we advise the student to keep it with his/her other personal securities.

Can the student present his/her Insurance Certificate on registration/admission for direct payment arrangement of my hospital/ medical costs?

NO, this certificate cannot be used to arrange direct payment of hospital and/or medical costs. The YEP student  has to pay the costs of medical treatment directly and then submit a completed claim form to the Insurer - CHUBB - for the reimbursement of the costs incurred. Claims forms and procedures can be found within the "claim"section of this website. On the other hand, in case of admission to a hospital (overnight or surgery in one day clinic), you may contact CHUBB Assistance beforehand, on at the phone number that is mentioned on your Insurance certificate (+32 2 516 9815), mention the Product code 000 50 42 381 first and ask the Insurer CHUBB to arrange direct payment of your medical expenses with the medical institution. Direct payment arrangement can only be considered if the Insurer has given its prior approval for it. In all other cases, you simply have to visit our website (www.yep-insurance-rotary.com). Within the “Claim” section, you can download the claims forms and the procedure to follow for the reimbursement of your expenses.

How can the student be reimbursed for his/her treatment/ medical costs?

He/she simply has to visit 1) the "claim" section of the website and 2) download and 3) let the medical claims form be filled in by a doctor, 4) fill in the General claims form and 5) follow closely the procedure in order to obtain the reimbursement of his/her costs.

Regarding the “transportation of a family member in case of Hospitalization ” mentioned in the General overview of the indemnities, how will you reimburse the plane ticket costs of his/her mother to come to the host country?

This guarantee is related to "assistance to persons". “Transportation and accommodation costs of family members” is applied in case of serious illness or mortal danger of the insured student. In this case, contact CHUBB Assistance and they will organize the transportation and accommodation of max 1 family members going abroad to visit the student in the hospital where he/she is treated.

If the student is suffering from a chronic disease and he/she will pursue his/her medical treatment during the stay abroad, will the treatment costs be reimbursed?

NO. Regular medical treatment and check-ups related to pre-existing illnesses are excluded. The purpose of the YEP Insurance program is to cover accidents/ illnesses occurring for the first time during the period of insurance in accordance with the CHUBB general conditions.

If the student went to the doctor for a check-up just to make sure everything is alright and got vaccinated against influenza, will he/she be reimbursed by the insurance for these medical expenses?

No, because the insurance will intervene in cases of illness / accident occurring during the period of coverage. In this case, it is neither an accident nor an illness. Therefore, these medical costs will not be reimbursed under this insurance policy.

If the student  had an accident and went to the hospital to be treated, what is the procedure for the reimbursement of the costs incurred?

You simply have to visit 1)  the "claim" section of the website and 2) download the claim forms, 3) let the medical claims form be filled in by a doctor and 4) fill in the general claims form ; 5) follow closely the instructions mentioned in the procedures.

If the student's grandfather passed away during his/her YEP sejourn in Brazil and would like to return home for a few days and attend the funeral. What can he/she do?

Please call CHUBB Assistance at the phone number mentioned on youy Insurance certificate (+32 2 516 9815), mention  the Product code 000 50 42 381 first and explain the situation. You will have to provide your policy number BEBST........ and your name. CHUBB’s agent will detail the procedure to be followed as well as the documents to be provided (i.e. death certificate, general claim form, etc.). CHUBB will take care of everything (tickets reservation, etc.). Never buy travel tickets yourself in case of an early return. You may run the risk of not being fully reimbursed by the Insurance Company

I have a question about “early return in case of death a relative” in the summary of the insurance cover. Who is considered a relative under this policy?

The general conditions of the YEP Insurance program provides reimbursement of the travel costs in case of death of the following insured’s relatives: parents, brother, sister, grandparents.

If the student has a toothache, will his/her visit to the dentist be reimbursed?

Yes. Costs for urgent dental treatment are reimbursed up to maximum 248€ per tooth and max 750€ per claim with a deductible fee of 25€. In the “Claim Forms” section of the website, you can download the claim forms and the procedures to follow for the reimbursement of your expenses.

A visit for a dental check-up and teeth cleaning have no urgent character and the insurer will not reimburse those costs. 

Someone stole the student's wallet. He/she has to go to the Embassy and apply for a new passport.

Call the CHUBB Assistance at the phone number mentioned on your Insurance certificate (+32 2 516 9815). Mention  the Product code 000 50 42 381 first and explain the situation, the assistant will help you to perform the administrative tasks.

Are pregnancy costs covered under the YEP Insurance program?

No

A student from Mexico who will be studying in the Netherlands next semester needs to obtain a resident permit, and must have private health insurance which covers costs of at least the equivalent in Euro of 100,000 USD for medical treatment.

The YEP Insurance program takes into account the requirements of the local authorities. “Hospitalisation after accident or sickness" and "Costs of treatment after accident or sickness" are reimbursed in cost price up to a limit of the equivalent in Euro of 100,000 USD. 

Veelgestelde vragen

 

Wat dekt het verzekeringsprogramma Rotary YEP?

Dit verzekeringsprogramma dekt de medische kosten, urgente tandheelkundige kosten, blijvende invaliditeit, burgerlijke aansprakelijkheid, verlies van bagage, etc. Het dekt bovendien buitengewone kosten bij een ongeval en/of ziekte zoals repatriëring en medisch vervoer. De dekkingslimiet voor medische kosten in het buitenland is het equivalent van 1.000.000 USD in euro's met een eigen risico van 25 EUR voor medische kosten (ziekte). Kosten voor reguliere medische controles gerelateerd aan reeds bestaande ziektes zijn uitgesloten. Voor een compleet overzicht van behandelingen kunt u de verzekeringsvoorwaarden van YEP raadplegen op de site. Wij raden u aan dit document aandachtig door te lezen.
Wie komt er in aanmerking voor dit verzekeringsprogramma?
Het verzekeringsprogramma YEP dekt uitsluitend de volgende personen:
De student is niet meer dan 20 jaar oud op het moment van het start van de polis ( START DEKKING BIJ AANKOMST IN HET GASTE LAND).
1. Elke student (OUTBOUND YEP) uit een lidstaat van de EU/EER die naar elk ander land reist met uitzondering van de VS/Canada.
2. Elke student (OUTBOUND YEP) uit een lidstaat van de EU/EER die naar de VS of Canada reist.
3. Elke student (INBOUND YEP) uit een ander land dan een lidstaat van de EU/EER die reist naar een lidstaat van de EU/EER.

Hoe lang kan ik verzekerd blijven?

Het verzekeringsprogramma YEP is bedoeld voor een uitwisselingsreis van maximaal 12 maanden.

Hoe werkt het verzekeringsprogramma YEP?

Het verzekeringsprogramma YEP vergoedt de medische kosten voor een maximaal bedrag zoals hierboven beschreven, met een eigen risico van 25 EUR voor medische kosten (ziekte). Als u beschikt over een basis zorgverzekering , kunt u het beste even nagaan of uw thuisland een akkoord heeft met het land van bestemming om medische kosten te vergoeden. Als dit niet het geval is, moet u aan CHUBB een officieel document kunnen tonen waarin uw zorgverzekeraar bevestigt dat zo'n akkoord niet bestaat. Dit is nodig om uw medische kosten te kunnen vergoeden. Als u beschikt over een basis zorgverzekering zal YEP het bedrag aan medische kosten vergoeden dat niet door uw zorgverzekeraar wordt vergoed. Het verzekerde bedrag dat genoemd wordt onder de dekkingen is het maximum bedrag dat de verzekeraar vergoedt.

Wanneer en hoe onderschrijft de Europese YEP Rotary District deze verzekering programma ?

De Europese Yep Rotary Distirct onderschrijft een verzekeringsovereenkomst met Chubb via de bemiddeling van verzekeringsmakelaar DAP Brussels . De Europese YEP Rotary District laat elke student, inkomende of uitgaande, weten dat de verzekeringsdekking is opgenomen in de totale kosten van hun Exchange-budget. De Europese YEP Rotary District draagt de lijst van studenten die onder deze verzekering programma over aan de tussenpersoon / verzekeraar. Na betaling van de premie , De Europese YEP Rotary District krijgt een persoonlijke verzekering certificaat voor elke student.

Wat houdt dit verzekeringscertificaat in? Hoe werkt het precies?

In dit verzekeringscertificaat staat de productcode die u nodig hebt wanneer u ACE assistance contacteert (000 50 42 381), het individuele polisnummer van de YEP student (YEP00001), het contractnummer van het Rotary district dat lid is van het BEBST...programma, de persoonlijke gegevens van de verzekerde, de gegevens van CHUBB assistance in geval van nood (+32 2 513 98 15), van de internetsite van het YEP verzekeringsprogramma (www.yep-insurance-rotary.com). Omdat het certificaat een officieel document is, kunt u het het beste bij uw persoonlijke bezittingen bewaren.

Kan de student zijn verzekeringscertificaat als betalingsgarantie voor de medische kosten gebruiken wanneer hij zich bij het ziekenhuis meld?

Nee, dit verzekeringscertificaat kan niet gebruikt worden als betalingsmiddel van de medische kosten of kosten voor spoedgevallen. De YEP student moet de behandelingskosten ter plekke betalen en daarna de procedure van de verzekeraar volgen om de kosten in te dienen en terug te ontvangen. Onder het kopje Schade op de website vindt u de schadeformulieren die u moet invullen en de procedure voor de terugbetaling. Daarentegen, bij een dagopname of een verblijf langer dan een dag in het ziekenhuis, kunt u contact opnemen met CHUBB assistance op het nummer dat vermeld staat op uw certificaat (+32 2 516 98 15), de productcode melden (000 50 42 381) en vragen of CHUBB de kosten direct aan het ziekenhuis betaalt. CHUBB moet hiervoor wel expliciet toestemming geven via CHUBB Assistance. Voor alle andere gevallen verwijzen wij naar het kopje Schade op de website ((www.yep-insurance-rotary.com) Vul het schadeformulier in, verzamel de benodigde papieren en volg de instructies.

Hoe kan de student de behandelingskosten en medicijnen vergoed krijgen?

Onder het kopje 'Schade' op de website kunt u de het aangifteformulier «ziekte of ongeval»downloaden. Hij laat dit invullen en tekenen door een arts. Hij vult tevens het 'General Claims form' in en volgt de procedure voor teruggave van de kosten.

Betreffende het 'transport van een familielid bij hospitalisatie' zoals genoemd in het algemene overzicht van vergoedingen. Hoe betaalt men de kosten van vervoer (vliegtuig) van zijn moeder als zij naar de gast land moet komen?

Deze garantie gaat over de 'persoonsbijstand'. Vervoer van familieleden is alleen van toepassing wanneer het om een ernstige ziekte of risico op overlijden gaat. Er moet eerst contact opgenomen worden met CHUBB assistance. Zij zal het vervoer regelen van een familielid vanuit het buitenland naar het ziekenhuis waar de YEP student verzorgd wordt.

De student heeft een chronische ziekte en hij blijft onder behandeling tijdens zijn verblijf in het buitenland. Worden deze kosten vergoed?

Nee, kosten en check-ups voor reeds bestaande ziektes zijn niet gedekt op deze polis. Het doel van het verzekeringsprogramma YEP is om ongevallen/ziektes te verzekeren die zich voor het eerst voordoen tijdens de verzekeringsperiode en die binnen de algemene voorwaarden van de polis van CHUBB vallen.

De student is bij de dokter geweest voor een check-up om zeker te zijn dat alles in orde is en hij heeft een griepvaccinatie gehaald. Krijgt hij deze kosten vergoed?

Nee, want de verzekering is alleen van toepassing in geval van ziekte of een ongeval die zich voordoet tijdens de dekkingsperiode. In dit geval worden de kosten niet vergoed door de verzekeraar omdat het niet om een ongeval of ziekte gaat.

De student heeft een ongeval gehad en moest naar het ziekenhuis. Wat is de procedure om deze kosten vergoed te krijgen?

Kijk onder het kopje 'Schade' op de website, laat het aangifteformulier «ziekte of ongeval»invullen door een arts, vul het 'General claims form' in en volg de instructies genoemd in de procedures.

De grootvader van de student is overleden tijdens zijn YEP uitwisseling in Brazilië. Hij wil graag naar huis om de begrafenis bij te wonen. Wat moet hij doen?

Bel CHUBB Assistance op het nummer dat op uw verzekeringscertificaat staat (+32 2 513 98 15), noem eerst de productcode 000 50 42 381 en leg de situatie uit. U moet uw polisnummer en uw naam noemen. De medewerker van CHUBB assistance zal u de te volgen procedure uitleggen en aangeven welke documenten u moet overleggen (kopie van het overlijdenscertificaat, schadeformulier, etc.). CHUBB assistance zal verder alles regelen (het reserveren van de tickets (heen en terug) etc.). Koop nooit zelf uw tickets. U loopt dan het risico om de kosten niet volledig vergoed te krijgen.

De student heeft een vraag over 'voortijdig retour in het geval van overlijden van een familielid. Wie wordt beschouwd als familielid onder deze polis?

Volgens de algemene voorwaarden van het YEP programma worden de volgende personen als familieleden beschouwd: vader, moeder, broer, zus, grootouders.

De student heeft een onsteking aan zijn kies/tand. Wordt zijn bezoek aan de tandarts vergoed?

JA! Urgente tandartskosten worden vergoed tot en met € 248,00 per kies/tand met een maximum van € 750,00 per keer. De eigen bijdrage is € 25,00. Onder het kopje Schade op de website vindt u het schadeformulier dat u kunt invullen met daarbij de instructies om uw kosten vergoed te krijgen. Een niet noodzakelijke controle en/of het verwijderen van tandsteen wordt zeer waarschijnlijk niet vergoed door de verzekeraar.

De Portemonnee van de student is gestolen met zijn paspoort er in. Hij moet naar de ambassade om een nieuw paspoort aan te vragen.

U belt CHUBB assistance (+32 2 516 98 15), u noemt de productcode 000 50 42 381 en legt de situatie uit. De medewerker zal u helpen bij de administratieve verwerking.

Is kraamzorg gedekt onder het verzekeringsprogramma YEP?

NEE

De student is een Mexicaanse en hij gaat het volgende semester in Finland studeren. Om een verblijfsvergunning te krijgen, heeft hij een zorgverzekering nodig die minimaal het equivalent in EURO van 100.000 USD aan medische kosten dekt.

Het verzekeringsprogramma YEP houdt rekening met de eisen van de Finse autoriteiten. Ziekenhuisopname bij een ongeval of ziekte en behandelingskosten bij een ongeval of ziekte worden vergoed tot de equivalent in EURO of 1.000.000 USD

Procedures in geval van schade
Ik moet naar de dokter of de Eerste Hulp van een ziekenhuis om me te laten behandelen.
Algemene regel
De verzekeraar CHUBB vergoedt slechts de bedragen die niet door uw basisverzekering of een andere verzekering vergoed worden.
In de praktijk:
1.Verifieer voor vertrek of uw basis zorgverzekering de zorgkosten in het land van bestemming vergoedt.
Zo NEE: vraag een schriftelijk bevestiging dat de zorgverzekeraar niet tussenbeide komt en neem deze op in uw dossier voor de verzekeraar CHUBB.
Zo JA: stuur de documenten/facturen met zorgkosten naar uw ouders. Zij kunnen ze dan bij hun zorgverzekeraar indienen. Vergeet niet te vermelden:
2.U betaalt de medische kosten geheel en direct (medicijnen, consulten, röntgenfoto's)
3.U laat de dokter het aangifteformulier "ziekte of ongeval" invullen.
4.U vult het algemeen schadeformulier van CHUBB in (General Claim Form) en vergeet niet te vermelden:
-het contractnummer van CHUBB BEBST.... dat op de polis staat die u per e-mail hebt ontvangen na de betaling.
-het complete bankrekeningnummer (IBAN en BIC) waarop het geld gestort mag worden.
5. Maak 2 dossiers op (1 voor ACE en 1 kopie voor uzelf) waarin het volgende is opgenomen:
-het aangifteformulier "ziekte of ongeval"
-het General Claims Form CHUBB
-een overzicht van de kosten (originele facturen en/of scans)
Stuur dit alles naar This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. of per post naar CHUBB: Nerviërslaan 9-31, Postbus 7, 1040 Brussel, België

Ik moet naar het ziekenhuis om een operatie te ondergaan.
De procedure is als volgt:
U neemt contact op met CHUBB Assistance (meertalig callcenter 24h/24): +32 2 516 98 15.
Bereid de volgende informatie voor:
De productcode: 000 50 42 381
Het polisnummer BEBST... dat op het verzekeringscertificaat staat dat u na de betaling hebt ontvangen.
Uw identiteit en de telefoonnummers van personen met wie in geval van nood contact moet worden opgenomen.
BELANGRIJK: Vraag officieel aan CHUCC Assistance bij uw opname in het ziekenhuis of CHUBB Europe aan het ziekenhuis de directe betaling bevestigt van de ziekenhuiskosten. CHUBB assistance zal u helpen bij alle procedures.
Voor alle andere medische kosten (die niet gerelateerd zijn aan de ziekenhuisopname), kunt u de gewone procedure volgen zoals hierboven beschreven onder de vraag 'Ik moet naar de dokter of de Eerste Hulp van een ziekenhuis om me te laten behandelen'.
Mijn bagage of persoonlijke bezittingen zijn gestolen of zijn verloren.
Vul het algemeen schadeformulier van CHUBB Europe in (General Claim Form) en vergeet niet het volgende te vermelden:
Het nummer BEBST--- dat vermeld staat op de verzekeringspolis die u per mail hebt ontvangen na de betaling.
Uw IBAN bankrekeningnummer en de BIC code van de rekening waarop de betaling mag plaatsvinden.
Maak twee dossiers aan (1 voor ACE en een kopie voor uzelf) met de volgende documenten:
Het 'General Claims Form CHUBB'.
Een overzicht van de kosten (originele of gescande facturen)
Stuur dit alles naar: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. of per post naar CHUBB, Nerviërslaan 9-31, postbus 7, 1040 Brussel, België.
Ik moet terug naar huis voor de begrafenis van een familielid
De procedure is als volgt:
Neem contact op met CHUBB assistance (meertalig callcenter 24h/24) : +32 2 516 98 15.
Bereid de volgende informatie voor:
De productcode: 000 50 42 381
Het polisnummer BEBST... dat op het verzekeringscertificaat staat dat u na de betaling hebt ontvangen.
Uw identiteit en de telefoonnummers van personen met wie in geval van nood contact moet worden opgenomen.
Maak expliciet duidelijk dat u een repatriëring wenst.
CHUBB assistance zal u helpen bij alle procedures.
Ik heb iets beschadigd bij de familie waar ik te gast ben.
Vul het algemeen schadeformulier in van CHUBB Europe (General Claim Form) en vergeet niet te vermelden:
Het nummer BEBST--- dat vermeld staat op de verzekeringspolis die u per mail hebt ontvangen na de betaling.
Uw IBAN bankrekeningnummer en de BIC code van de rekening waarop de betaling mag plaatsvinden.
Maak twee dossiers aan (1 voor CHUBB en een kopie voor uzelf) met de volgende documenten:
Het 'General Claims Form CHUBB.
Een overzicht van de kosten (originele of gescande facturen)
Stuur dit alles naar: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. of per post naar CHUBB, Nerviërslaan 9-31, postbus 7, 1040 Brussel, België.
De schadevergoeding zal verminderd worden met een eigen risico van € 125.

Insurance Coverage and exclusions Overview

Summary of the CHUBB travel insurance

The following description is not the insurance policy, but just a brief summary of the insurance coverages and exclusions. It is necessary to fully analyse the general and specific conditions, as well as all other relevant documents with contractual and pre-contractual information before any decision to buy, underwrite, adhere to, accept, sign or conclude an insurance agreement.

Who can be insured ?

This YEP Insurance program will cover only be applicable to the following persons:

  • Dutch YEP Students (Dutch residents) studying anywhere in the world including the USA /Canada
  • YEP students from anywhere in the world studying and residing in the Netherlands

in order to follow a complete educational program or complete training at post-secondary level, which represents his/her principal activity, and is named in the list of insured persons received from the policyholder - the European Rotary District - via the intermediary.

In the limits of the General and Special Conditions, the purpose of this contract is to provide cover at the foreseen benefits for the insureds during their participation to an exchange program of the Policyholder - the European Rotary District - 

Type and duration of the insurance, offered coverage and main risks that are not covered

A. TYPE AND DURATION:

The offered product is a travel insurance, the duration will be equal to the travel period with a maximum of 12 months. Hereunder you will find an overview of the main characteristics of the insurance, the offered coverage, as well as the main risks that are not covered.

B. GEOGRAPHICAL SCOPE

Worldwide coverage granted on a 24 hours /7days basis. War risk is covered except in the disturbed areas (countries or regions that are indicated in the Insurance certificate).

C. COVERAGES

The main coverages of the travel insurance are:

MEDICAL EXPENSES ABROAD: the equivalent in Euro currency of USD 1,000,000  within the limits of the insured sum stipulated hereunder, the Insurer shall indemnify all medical expenses and emergency travel expenses which are reasonably and necessarily incurred as a direct result of an accident or illness, up to a maximum of 365 days calculated from the date of the accident or the diagnosis of the illness as long as the illness and/or injury as a result of an accident abroad. The Insurer shall indemnify the aforementioned costs after deducting social security interventions and benefits under insurance policies required by law and - in the case of outpatient care - after deducting the deductible stipulated hereunder.

BODILY INJURIES: ACCIDENTAL DEATH: the equivalent in Euro currency of USD 100,000  

If the Insured dies within a two-year period following the insured ACCIDENT as the direct and sole consequence of that Accident, the Insurer will pay the insured amount to the beneficiary.

ASSISTANCE CHUBB: The Insurer provides an emergency assistance service and direct payment when required.

Contact phone number is the following: +32 2 516 98 15. Always mention the product code 000 50 42 381first and the district Rotary Insurance policy number mentioned on your insurance policy BEBST..... At the first manifestation of a serious medical problem,you should contact CHUBB Assistance who in conjunction with the attending Local practitioner shall co-ordinate the most suitable and practical solution to the medical problem and/or repatriation arrangements Are covered under the assistance: the transportation to a hospital, repatriation to the residence, repatriation of mortal remains, funeral expenses, sending of emergency medical supplies (medicines and blood), early return (eg: in the event of the death of a relative during the stay of the Insured abroad), legal expenses abroad, travel and accommodation costs incurred by a relative to visit the Insured who is not allowed to be repatriated, rescue and salvage costs)

Overview of the insurance and Assistance services

Unless mentioned otherwise, the limits are applicable per insured person and per claim

 
MEDICAL EXPENSES 
Accidents and sickness the equivalent in Euro of 1,00,000 USD 

 Deductible fee for sickness

 25€

Cover of mental/nervous disorders

 max.3,750€

Cover after repatriation in the country of residence   3,720€
Advance of hospital expenses incurred abroad if required to Ace Assistance Case by case

Advance of one day hospital expenses incurred abroad if required to ACE assistance

Max.5,000€

Dental care (per tooth) only in emergency or accident

Deductible fee for dental care : 

 248€ per tooth and max.750€/claim

25€ per claim

ASSISTANCE 
Sending of a medical practitioner on site Free of charge

Transport or repatriation following a medical incident 

 

Transport, family reunion, trip interruption in case of mental/nervous disorders

  Actual costs

 

 

maximum up to an aggregate of 3.750€ 

Transport or evacuation following political crisis or natural disaster Actual costs 
Transport of a family member in case of hospitalization Actual costs
Extended stay of an injured or ill insured (max 10 days) 300 €/day
Return of other insured  Actual costs
Transport/repatriation of luggage Actual costs
Transport of the mortal remains Actual costs
Cost of coffin 3.000 €
Anticipated return following death or hospitalization of a relative Actual costs 
Search and rescue expenses  15.000€
Transmission of urgent messages  free of charge
Legal assistance abroad (advance lawyer fees)  3.000€
Advance bail bond abroad  30.000€
Loss or theft of identity papers or travel documents  free of charge
Sending of replacement luggage in case of loss or theft  free of charge
Loss or theft of credit cards or bank cards  free of charge
Sending of glasses, prostheses  free of charge
Sending of drugs  free of charge
Assistance with translator  free of charge
Advance of money  2,500€
Psychological assistance  free of charge
Strike of flight or train personnel, natural catastrophe, war or sabotage resulting in a delay exceeding 12hours:   
- either accommodation expenses (max 2 nights)  150 €/night
- or replacement car  maximum 300 €
PERSONAL PROPERTY AND MONEY 
 - Loss,theft or damage to luggage  4,340€ per trip
 - Single article limit (not applicable for laptops or mobiles)     620€
 - Deductible per loss (personal property)     124€
 - Lost,theft or damage to money (cash, credit card,ticket)  1,240€
   Deductible fee per bagage claim     124€
 - Luggage delay - 8 hours deductible     620€
 - Travel delay - 4 hours deductible     372€
 - Loss, theft of passport /identity card     868€
  
  - Loss of advance  6,200€
  - Hi-jack, detention   62€ /day max 20 days
  - Kidnapping   123,950€
PERSONAL ACCIDENT 
  - Death the equivalent in Euro of 100,000 USD
  - Permanent disability the equivalent in Euro of 100,000 USD
  - Partial disability  max. the equivalent in Euro of 100,000 USD
CIVIL LIABILITY IN PRIVATE LIFE 
 - Bodily injury   5,000,000€ 
 - Property damage  500,000 €
 - Legal defence  25.000 €
   Deductible fee per claim     125€

D. Exclusions

The Insurer shall not pay any indemnity if the loss was caused by or was directly or indirectly contributed to by:

  • Intoxication;
  • War in the country of residence or in one of the disturbed areas;
  • Performing professional sports;
  • Luggage lost after abandoning / forgetting it or by bad manipulation by the insured and/or beneficiary
  • Intentional acts by an INSURED PERSON, or a beneficiary.

New as from 1.1.2021:
Specific exclusions in case of an epidemic/pandemic (such as COVID-19).

Excluded are the costs resulting from a decision/organized by public authorities during a contamination/pandemic such as and not limited to:

  • Tests to check for the virus,
  • Quarantine measures, Confinement precautions, Vaccinations,
  • Costs that are refunded by local public instances. 

 

LANGUAGES IN WHICH YOU CAN COMMUNICATE WITH THE INSURER

The insured may communicate with the Insurer and obtain documents and/or information in the language of the general terms and conditions. The insured can communicate with the Insurer via e-mail, post, fax and phone (see contact section below).

APPLICABLE LAW AND JURISDICTION

The Belgian law is applicable to pre-contractual and contractual relations. The Belgian courts shall have exclusive jurisdiction for any dispute regarding the pre-contractual relations, the execution and/or interpretation of the insurance policy.

RENUNCIATION RIGHT

Every distance insurance contract with a duration of more than 1 month is concluded when acceptation of the Insured is received.

The Insured and the Insurer have a period of 14 days to cancel the adhesion to the insurance contract, without giving any reason and without any penalty. This period starts on the day of the conclusion of the adhesion to the insurance contract or the day on which the Insured receives the general terms and conditions and all other information on a durable receiver, in the event such is later.

The cancellation by the Insured has immediate effect on the date of the notification, the cancellation by the Insurer 8 days after the notification.

If the adhesion to the insurance contract is cancelled by the Insured or by the Insurer and the Insurer already started to execute the adhesion to the contract upon request of the Insured, the Insured needs to pay a pro rata premium in accordance with the coverage period. This is a compensation for the provided services.

With the exception of the compensation for the provided services, the Insurer refunds all the amounts that it received on the basis of adhesion to this contract. The insurer has a period of 30 calendar days to refund the amounts:

  • if the Insured cancels the adhesion to the insurance contract, as from the day the Insurer receives the notification of cancellation;
  • if the Insurer cancels the adhesion to the insurance contract, as from the day the Insurer sends the notification of the cancellation.

RESIDENCY

The insureds under this policy must be resident in The Netherland at the time of the insurance coverage.

SANCTIONS CLAUSE

This insurance does not apply to the extent that resolutions of the United Nations or the anti-terrorism, trade and economic sanctions, laws or regulations of the European Union, the member states of the European Union, or the United States of America prohibit the Company from providing insurance, including but not limited to the payment of claims or the provision of any other benefit

CONTACT AND COMPLAINTS

Contact
For concerns, information and questions regarding our products, your cover or our service you can contact your broker.

You can also contact the Insurer directly:

  • By phone: +32 2 516 98 15
  • By mail: Chubb: Terhulpensesteenweg 166, 1170 Brussel

Complaints
The Insurer strives to treat the Insured in a courteous, fair and prompt manner.

If despite the efforts of the Insurer, the Insured is not satisfied, it can address a complaint:

  • By phone: +32 2 516 98 15
  • By mail: Chubb: Terhulpensesteenweg 166, 1170 Brussel

The Insurer requests the Insured to mention the policy number and/or claims file number and, if available, the name of the contact person with the Insurer.

Ombudsman for Insurances
If the Insurer cannot provide the Insured with a satisfactory solution and if the complaint of the Insured relates to the insurance agreement, the Insured can also address the Ombudsman for insurances at de Meeussquare 35, 1000 Brussels - TEL 02 547 5871 - FAX 02 547 5975 – This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. . – www.ombudsman.as.

Filing a complaint does not prejudice the possibility of the Insured to start legal proceedings.

PERSONAL DATA

Your personal data (hereinafter the "Data"), reported to the Insurer, will be processed in accordance with the Belgian Act on the protection of privacy. The Data will be processed for the purpose of management and optimal use of the services provided by the Insurer, including risk assessment, contract management, claims handling and crime prevention (such as fraud) as well as to allow the Insurer to fulfil its legal obligations. To achieve these objectives and for the purpose of good service, the Insurer may be required to transfer Data to other companies of the ACE Chubb group, to sub-contractors or to partners. These companies, subcontractors or partners may be located in countries outside the European Economic Area that do not necessarily offer the same level of protection as Belgium. The Insurer shall take precautionary measures to ensure the protection of Data as well as possible.

To the extent that the Insurer deals with sensitive data, they are only accessible, as far as necessary, to amongst others claims managers, risk analysts, underwriters and the legal department. You will find a complete list and, more generally, the complete Privacy policy of the Insurer on https://www2.chubb.com/benelux-nl/?link-loc=ww

According to the law, the data subject is entitled to access, amend or oppose (for a reasonable cause) to the processing of Data relating to him. To exercise these rights, he/she can contact the Insurer Chubb: 9-31 avenue des Nerviens, 1040 Etterbeek

In as far as necessary and in particular in respect of any sensitive data (like health-status), the Insured approves the processing and the transfer of the Data as described here above.

The Insured moreover gives approval for the medical advisor appointed by the Insurer to get medical information (including regarding cause of death) from the treating doctor(s), and also allows for a medical examination.

European Insurance Scheme for the Rotary Youth Exchange Program (YEP)

NOTICE: The information on this site applies only to
students from the Netherlands travelling abroad and
to worldwide students travelling to the Netherlands.

This program is exclusively developed for students who have been selected by European Rotary Districts to participate in the Rotary International Youth Exchange Program (YEP) starting this summer. This insurance program covers healthcare costs, urgent dental costs, permanent disability, private life civil liability, loss or stolen luggage,etc. It also covers exceptional expenses in case of accident and/or illness such as repatriation and medical support (see Insurance Coverage overview).

The students are covered during their stay at the guest family under the program YEP and during their trips and the ones organized by the Rotary.

Approved Stamp Stock Photo 144248794   ShutterstockCompliance requirements for Rotary International 

This specific Insurance Program has been developed since 2012 in accordance with the Rotary International's requirements and in close collaboration with the Belgian Rotary Districts YEP Officers. Since the Rotary International strategy is to provide a uniform, coherent and reliable Insurance Program to all inbound and outbound students, we offer an easy access to this Web Insurance Program to the European Rotary districts and  their YEP students.  

For more pratical details and information about this scheme, YEP Rotary District officers can contact us: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

 

In case of emergency

Contact CHUBB Assistance

This multilingual call center is at your service 24h/24 to help you in case of emergency.

  • Hot line: +32 2 516 98 15
    (mention product code 0005042381)

Contact DAP Brussels

In case you need to file a claim or ask a non urgent question, please contact Fréderic Bekeart (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.)

You are here: Home YEP