European YEP Insurance

A Rotary International compliant insurance package

About us

We are a well established Belgian Insurance Broker and have been running the Insurance Rotary Belgium Luxembourg program for years. We developed this program in close cooperation with the YEP officers of the Belgian Rotary districts and succeeded to convince CHUBB to meet the requirements of the Rotary International in respect of the Travel Insurance for Rotary Youth Exchange Students. This web development allows us to expand the protection scheme to other European Rotary districts and confirms our continous effort to improve our efficency and coherence.

This website was designed and developed by the Belgian Insurance Broker DAP Brussels in partnership with CHUBB acting both acting in the scope of Freedom of Service in Europe. 

 

DAP logo

DAP Brussels is responsible for the handling of the Insurance contract and is accredited by the Belgian financial authorities under the n°115309

  • Head office: 23, Avenue Adolphe Demeur 1060 - Saint Gilles (Belgium)
  • Website: www.dap.be
  • Contact: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. 
 chubb

CHUBB, global leader in Insurance and Reinsurance is the Insurer and is responsible for the claims handling  

 

IMPORTANT NOTICE

Chubb European Group SE (CEG) is proposing to transfer its registered office from the United Kingdom to France on 1 January 2019 when it shall be governed by the provisions of the French insurance code with registration number 450 327 374 RCS Nanterre.

CEG will have the following registered office: La Tour Carpe Diem, 31 Place des Corolles, Esplanade Nord, (92400) Courbevoie, France. This is subject to the fulfilment of the statutory requirements applicable for the re-domicile of a Societas Europaea.

Until such time the registered office of CEG remains 100 Leadenhall Street, London EC3A 3BP, United Kingdom with company number SE000116, and remains authorised by the Prudential Regulation Authority and regulated by the Financial Conduct Authority and the Prudential Regulation Authority.

For more information about what our Brexit preparations mean for you, please refer to our website at www.chubb.com/Brexit

Claims procedure

Deze procedure in het Nederlands consulteren

I need to go to the doctor or to the hospital emergency department.

General rule 
The Insurer CHUBB reimburses the covered medical costs after the allowance refunded by health fund of the insured person or other Insurance contract..

Pratically :

  1. Please verify before your departure if your basic mutual healthcare cover effectively offers reimbursement of medical costs made in your country of destination.
    • If NO: ask them a written confirmation that you will add to your file to CHUBB.
    • If YES: send all proofs payment of the bills to your parents so they can manage their reimbursement with their basic mutual healthcare cover.
  2. You pay directly and fully the medical costs (medication/ consultation / radiography)
  3. The accident/disease claims form has to be filled in by a medical practitioner.
  4. Fill you claim via www.chubbclaims.be or fill in the general claims form CHUBB  and don’t forget to mention:
    • The n° of your insurance policy CHUBB BEBST….. mentioned on the document you received by mail after on line payment.
    • The full bank account number Iban and BIC code where the repayment can be made.
  5. Set up 2 files (one for CHUBB and a copy for You) containing:
    • The accident/disease claims form
    • the 'general claims form CHUBB'
    • the details of the costs (originals bills and/or scans)

    and mail it to: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. or by post at CHUBB: Terhulpensesteenweg 166 - 1170 Brussels Belgium

I need a medical treatment involving hospitalization (overnight or one day clinic).

Please follow these steps:

  • First, contact CHUBB Assistance (24/7multilingual call center): +32 2 516 98 15.
  • Prepare the following information:
    • Product Code Number: 000 50 42 381
    • Insurance number BEBST….. which is listed on the insurance certificate you received by email after payment
    • Valid identification and contact details of emergency contacts.

IMPORTANT NOTICE: Upon your hospital admission, formally ask CHUBB Assistance to make CHUBB Europe confirm to the hospital that it will support the direct payment of hospital charges. CHUBB Assistance will help you in all these procedures.

For all other medical services unrelated to hospitalization follow the procedure above scenario (I need to go to the doctor or to the hospital emergency department).

My luggage or personal belongings are missing or stolen.

  • Fill you claim via www.chubbclaims.be or fill in the general claims form CHUBB  and don’t forget to mention:
    • The n° of your insurance policy CHUBB BEBST….. mentioned on the document you received by mail after on line payment.
    • The full bank account number Iban and BIC code where the repayment can be made.
  • Set up 2 files (one for CHUBB and a copy for You) containing:
    • the 'general claims form CHUBB'
    • the details of the costs (originals bills and/or scans)

    and mail it to: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. or by post at CHUBB: Terhulpensesteenweg 166 - 1170 Brussels Belgium

I must be repatriated to attend the funeral of a relative.

Follow these steps:

  • First, contact CHUBB Assistance (24/7multilingual call center): +32 2 516 98 15.
  • Prepare the following information:
    • Product Code Number: 000 50 42 381
    • Insurance number BEBST….. which is listed on the insurance certificate you received by email after payment
    • Valid identification and contact details of emergency contacts.
  • Specificly request your repatriation.

CHUBB Assistance will help you in all these procedures.

I damaged an object belonging to my host family.

  • Fill you claim via www.chubbclaims.be or fill in the general claims form CHUBB  and don’t forget to mention:
    • The n° of your insurance policy CHUBB BEBST….. mentioned on the document you received by mail after on line payment.
    • The full bank account number Iban and BIC code where the repayment can be made.
  • Set up 2 files (one for Ace and a copy for You) containing:
    • the 'general claims form CHUBB'
    • the details of the costs (originals bills and/or scans)

    and mail it to: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. or by post at CHUBB: Terhulpensesteenweg 166 - 1170 Brussels Belgium

Claims procedure (3)

Je dois aller chez le médecin ou aux urgences d’un hôpital pour me faire soigner.

Règle générale 
L’assureur Ace Europe n’intervient que pour les montants non remboursés par votre mutuelle/ organisme de sécurité sociale ou une autre assurance.

En pratique :

  1. Avant votre départ à l'étranger vérifiez si votre mutuelle ou organisme de sécurité sociale propose ou pas le remboursement des frais de santé dans votre pays de destination.
    • si NON : demandez une confirmation écrite de non intervention que vous joindrez à votre dossier pour l’assureur ACE.
    • si OUI : envoyez toujours tous vos justificatifs de frais médicaux à vos parents qui les introduiront pour remboursement d’abord auprès de leur mutuelle ou organisme de sécurité sociale/assurance. N’oubliez pas de mentionner :
  2. Vous payez directement et complètement les frais médicaux (médicaments/ consultations / radios)
  3. Vous faites remplir la déclaration d’accident/maladie par le médecin.
  4. Vous complétez le formulaire de déclaration sinistre Ace Europe (General Claim Form) et n'oubliez pas de mentionner
    • le n° de votre contrat d'assurance Ace BEBST….. repris sur la police d'assurance reçue par mail après paiement en ligne.
    • le n° de compte bancaire complet Iban et BIC sur lequel le remboursement pourra avoir lieu.
  5. Constituez deux dossiers (1 pour Ace et une copie pour vous) comprenant:
    • la déclaration d’accident/maladie
    • la 'general claims form Ace'
    • le détail des coûts (factures originales et/ou scans)

    et envoyez le tout à: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. ou via courrier à Ace Europe : 9-31 avenue des Nerviens Box 7 1040 Bruxelles Belgium

Je dois subir une intervention chirurgicale en hôpital (séjour ou clinique de jour).

Voici la procédure à suivre:

  • Vous contactez en premier ACE Assistance ( center d’appel multilingues 24h/24) : + 32 2 541 9131.
  • Préparez les information suivantes:
    • le N° de code produit : 000 50 42 381
    • le n° de police d ‘assurance BEBST….. repris sur le certificat d’assurance que vous avez reçu par mail après paiement
    • votre identité et les N° de tel de personnes à joindre en cas d’urgence.

IMPORTANT : demandez formellement à Ace Assistance lors de votre admission à l’hôpital que Ace Europe confirme à l’hôpital le paiement direct des frais d’hospitalisation. Ace Assistance vous aidera dans toutes ces procédures.

Pour tous les autres soins médicaux non liés à l’hospitalisation suivez la procédure du scénario ci-dessus (Je dois aller chez le médecin ou aux urgences d’un hôpital pour me faire soigner).

J'ai perdu ou on m'a volé mes bagages ou affaires personnelles.

  • Vous complétez le formulaire de déclaration sinistre Ace Europe (General Claim Form) et n'oubliez pas de mentionner
    • le n° de votre contrat d'assurance Ace BEBST….. repris sur la police d'assurance reçue par mail après paiement en ligne.
    • le n° de compte bancaire complet Iban et BIC sur lequel le remboursement pourra avoir lieu.
  • Constituez deux dossiers (1 pour Ace et une copie pour vous) comprenant:
    • la 'general claims form Ace'
    • le détail des coûts (factures originales et/ou scans)

    et envoyez le tout à: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. ou via courrier à Ace Europe : 9-31 avenue des Nerviens Box 7 1040 Bruxelles Belgium

Je dois rentrer pour l’enterrement d'un proche.

Voici la procédure à suivre:

  • Vous contactez en premier ACE Assistance ( center d’appel multilingues 24h/24) : + 32 2 541 9131.
  • Préparez les information suivantes:
    • le N° de code produit : 000 50 42 381
    • le n° de police d ‘assurance BEBST….. repris sur le certificat d’assurance que vous avez reçu par mail après paiement
    • votre identité et les N° de tel de personnes à joindre.
  • Exprimez concrètement votre demande de rapatriement

Ace Assistance vous aidera dans toutes ces procédures.

J’ai endommagé un objet appartenant à ma famille d’accueil.

  • Vous complétez le formulaire de déclaration sinistre Ace Europe (General Claim Form) et n'oubliez pas de mentionner
    • le n° de votre contrat d'assurance Ace BEBST….. repris sur la police d'assurance reçue par mail après paiement en ligne.
    • le n° de compte bancaire complet Iban et BIC sur lequel le remboursement pourra avoir lieu.
  • Constituez deux dossiers (1 pour Ace et une copie pour vous) comprenant:
    • la 'general claims form Ace'
    • le détail des coûts (factures originales et/ou scans)

    et envoyez le tout à: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. ou via courrier à Ace Europe : 9-31 avenue des Nerviens Box 7 1040 Bruxelles Belgium

L'indemnisation par Ace se fera sous déduction d'une franchise de 125 €.

Claims procedure (2)

Rotary Youth Exchange Program claims procedure 2014/2015 
(applicable for INBOUND and OUTBOUND Students)

There are 4 types of claims for one claims form to be fullfiled (download).
The information hereunder will help you to complete the Ace claims form.

Section 1 of the claims form

Don’t forget to mention

  • the insurance contract number BEBST.....  mentioned on the Insurance Policy you received by mail after payement of the premium on line.
  • the full bank account number Iban and BIC code where the repayment can be made.

Section 2 of the claims form

The general rule is that Insurer Ace reimburses the covered medical costs after the allowance refunded by the health fund of the student or any other Insurance contract. Additional info under section 4.

Section 3 of the claims form

Short summary of what happened, mainly to use for damages to third parties or in case of theft.

Section 4 of the claims form

  •          Prepare 2 files (one for Ace Europe and a copy for you) with the proven of amounts to be reimbursed  (claims forms Ace, detailed account of costs paid, scan of the original bills) and mail it or send it to: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. or Ace Europe: 9-31 avenue des Nerviens Box 7, 1040 Brussels, Belgium
    Also mention the number of your home Rotary district:
  • start date of your YEP program                                                                                          -   the circumstances of what happened (where, when, how, whom)                                -  for Theft claims: copy of theft declaration to local policy COMPULSORY

Point 4 of the claims form:  important instructions complementary to information to provide

                      a. Accident/Illness WITHOUT HOSPITALIZATION:

     (by hospitalization insurer means overnight stay or one day clinic operation).

    • The accident/disease claims form has to be filed in and signed by a medical authority.
    • The medical costs have to be paid directly and in full by the YEP Student.
    •  Please verify  before your departure if your basic mutual healthcare cover effectively  offers reimbursement of  medicals costs made in your country of destination.                                   °If NO: asks them a written confirmation (to be added to your file for Ace Europe).                   °If YES: send all proofs payment of the bills to your parents so they can manage their reimbursement  with their basic mutual healthcare cover.

Ace Europe will pay the proven non-reimbursed amounts less the deductible if applicable.

·       Prepare a file with the non-reimbursed amounts (medical claims form ,  general claims forms, detailed account of medical costs paid, scan of the original bills) and mail it or send it to: :   This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.                                                             Ace Europe : 9-31 avenue des Nerviens Box 7 1040 Brussels  Belgium             Mention also :   -    the number of your home Rotary district                                                                   -    the start date of your YEP program

  a’ Accident/Illness  WITH HOSPITALIZATION

·      In case of hospitalization( overnight or one day clinic operation) we advice you to          contact  ACE Assistance (multilingual call center 24h/24) : +32 2 541 9131 

    • Prepare the following information:Product code number: 000 50 42 381 and the insurance policy number you received when you applied for the Ace Insurance cover.                      Your identity and phone numbers to join in case of emergency 
    • IMPORTANT: express formally to Ace Assistance  at the moment of your entry to the hospital that Ace Europe confirm to the hospital the direct payment of the hospital expenses.          Ace Assistance will help you in all the procedure.

·       For all other medical costs not linked to the hospitalization please refer you to point a.

                        

Point 5 of the claims form: declaration for luggage claims ( read general conditions 10,11)

Point 6 of the claims form:  assistance and extraordinary costs

Need of non medical assistance (see the various types of services)

    • Contact ACE Europe Assistance (multilingual call center 24h/24) ) : +32 2 541 9131                   
    • Prepare the following information:

- Product code number: 000 50 42 381 and de insurance policy number BEBST .....        you received     when you applied for the Ace Insurance cover.                                           - Your identity and phone numbers to join in case of emergency 

·     Express clearly your request for the non medical assistance

Schade afhandeling procedures

Ik moet naar de dokter of de Eerste Hulp van een ziekenhuis om me te laten behandelen.

Algemene regel 
De verzekeraar CHUBB vergoedt slechts de bedragen die niet door uw basisverzekering of een andere verzekering vergoed worden.

In de praktijk :

  1. Verifieer voor vertrek of uw basis zorgverzekering de zorgkosten in het land van bestemming vergoedt.
    • Zo NEE: vraag een schriftelijk bevestiging dat de zorgverzekeraar niet tussenbeide komt en neem deze op in uw dossier voor de verzekeraar CHUBB.
    • Zo JA: stuur de documenten/facturen met zorgkosten naar uw ouders. Zij kunnen ze dan bij hun zorgverzekeraar indienen. Vergeet niet te vermelden:
  2. U betaalt de medische kosten geheel en direct (medicijnen, consulten, röntgenfoto’s)
  3. U laat de dokter het aangifteformulier “ziekte of ongeval” invullen.
  4. U vult het algemeen schadeformulier van CHUBB  in en vergeet niet te vermelden:
    • het contractnummer van CHUBB BEBST…. dat op de polis staat die u per e-mail hebt ontvangen na de betaling.
    • het complete bankrekeningnummer (IBAN en BIC) waarop het geld gestort mag worden.
  5. Maak 2 dossiers op (1 voor ACE en 1 kopie voor uzelf) waarin het volgende is opgenomen:
    • het aangifteformulier “ziekte of ongeval”
    • het General Claims Form CHUBB
    • een overzicht van de kosten (originele facturen en/of scans)

    Stuur dit alles naar This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. of per post naar CHUBB: Nerviërslaan 9-31, Postbus 7, 1040 Brussel, België

Ik moet naar het ziekenhuis om een operatie te ondergaan.

De procedure is als volgt:

  • U neemt contact op met CHUBB Assistance (meertalig callcenter 24h/24): +32 2 516 98 15
  • Bereid de volgende informatie voor:
    • De productcode: 000 50 42 381
    • Het polisnummer BEBST… dat op het verzekeringscertificaat staat dat u na de betaling hebt ontvangen
    • Uw identiteit en de telefoonnummers van personen met wie in geval van nood contact moet worden opgenomen.

BELANGRIJK: Vraag officieel aan CHUCC Assistance bij uw opname in het ziekenhuis of CHUBB Europe aan het ziekenhuis de directe betaling bevestigt van de ziekenhuiskosten. CHUBB assistance zal u helpen bij alle procedures.

Voor alle andere medische kosten (die niet gerelateerd zijn aan de ziekenhuisopname), kunt u de gewone procedure volgen zoals hierboven beschreven onder de vraag ‘Ik moet naar de dokter of de Eerste Hulp van een ziekenhuis om me te laten behandelen’.

Mijn bagage of persoonlijke bezittingen zijn gestolen of zijn verloren.

  • Vul het algemeen schadeformulier van CHUBB Europe in ( general claims form CHUBB) en vergeet niet het volgende te vermelden:
    • Het nummer BEBST--- dat vermeld staat op de verzekeringspolis die u per mail hebt ontvangen na de betaling.
    • Uw IBAN bankrekeningnummer en de BIC code van de rekening waarop de betaling mag plaatsvinden.
  • Maak twee dossiers aan (1 voor ACE en een kopie voor uzelf) met de volgende documenten:
    • Het ‘General Claims Form CHUBB’
    • Een overzicht van de kosten (originele of gescande facturen)

    Stuur dit alles naar: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. of per post naar CHUBB, Nerviërslaan 9-31, postbus 7, 1040 Brussel, België

Ik moet terug naar huis voor de begrafenis van een familielid.

De procedure is als volgt:

  • Neem contact op met CHUBB assistance (meertalig callcenter 24h/24) : +32 2 516 98 15.
  • Bereid de volgende informatie voor:
    • De productcode: 000 50 42 381
    • Het polisnummer BEBST… dat op het verzekeringscertificaat staat dat u na de betaling hebt ontvangen
    • Uw identiteit en de telefoonnummers van personen met wie in geval van nood contact moet worden opgenomen.
  • Maak expliciet duidelijk dat u een repatriëring wenst.

CHUBB assistance zal u helpen bij alle procedures.

Ik heb iets beschadigd bij de familie waar ik te gast ben.

  • Vul het algemeen schadeformulier van CHUBB Europe in ( general claims form CHUBB) en vergeet niet het volgende te vermelden:
    • Het nummer BEBST--- dat vermeld staat op de verzekeringspolis die u per mail hebt ontvangen na de betaling.
    • Uw IBAN bankrekeningnummer en de BIC code van de rekening waarop de betaling mag plaatsvinden.
  • Maak twee dossiers aan (1 voor ACE en een kopie voor uzelf) met de volgende documenten:
    • Het ‘General Claims Form CHUBB’
    • Een overzicht van de kosten (originele of gescande facturen)

    Stuur dit alles naar: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. of per post naar CHUBB, Nerviërslaan 9-31, postbus 7, 1040 Brussel, België

De schadevergoeding zal verminderd worden met een eigen risico van € 125

In case of emergency

Contact CHUBB Assistance

This multilingual call center is at your service 24h/24 to help you in case of emergency.

  • Hot line: +32 2 516 98 15
    (mention product code 0005042381)

Contact DAP Brussels

In case you need to file a claim or ask a non urgent question, please contact Fréderic Bekeart (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.)

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